Wir bei infolox haben in den letzten 15 Jahren eine ebenso effiziente wie pragmatische Lösung entwickelt, die wir bei einer Vielzahl mittelständischer und Groß-Unternehmen beraten und implementiert haben. Hier stellen wir die wichtigsten Eckpfeiler dieser Methode vor.

Output getriebener Golden Record 

Das Ziel jeder gelungenen PIM-Implementierung ist es, mit den Informationen, Daten und Medien aller Produkte alle Medien, Kanäle und Publikationen flexibel bedienen zu können. Hierzu bedarf es eines übergreifend verwendbaren Masterdatensatzes als "Golden Record". In diesen Golden Record passen einerseits alle Informationen, Daten und Medien aller Produkte in all ihren Ausprägungen, andererseits können sich alle Publikationen für alle Kanäle aus dem Golden Record bedienen.

Wir bilden den Golden Record ausgehend von den wichtigsten Outputs/Publikationen (Print, Online, Mobile, Sonderformate) und exemplarisch für die wichtigsten Objekte. Den Golden Record verstehen wir als kleinstes gemeinsames Vielfaches aller Daten, Metadaten, Texte, Bilder und Dokumente, die diese Objekte vollumfänglich für alle Kanäle, Publikationen und Zielgruppen beschreiben.

Der Golden Record manifestiert sich im „Masterdatenblatt“

Damit der Golden Record kein theoretisches Modell bleibt, gießen wir ihn in ein meist rein internes Masterdatenblatt. Dieses Masterdatenblatt beinhaltet alle Daten, Bilder und Texte exemplarisch in einer für die Freigabe, Übersetzung und weitere Anwendungen optimierten Form. Das heißt, alles was sonst auf viele Publikationen, Kanäle und Dokumente verteilt ist, manifestiert sich in einem für Produktmanager, Marketingexperten und Übersetzer lesbaren und übersichtlichen Datenblatt. Auf dieser Grundlage erfolgt die Anlage der PIM-Konfiguration und der Publikationsprozesse - natürlich ergänzt um weitere Aspekte, z. B. Relationen, Gruppierungen und Anwendungsinformationen.

Masterdatenblatt als Dreh- und Angelpunkt aller Prozesse

Von besonderer Bedeutung ist, dass dieser Ansatz der PIM-Implementierung sich erst voll entfalten kann, wenn man auch die internen Prozesse der Erfassung, Prüfung, Freigabe, Übersetzung und Publikation vollständig umstellt. Vom Publikations-zentrierten zum Masterdatenblatt-zentrierten Ansatz. Es müssen dann keine einzelnen Kataloge, Prospekte, Websites und Shops mehr geprüft und freigegeben werden. Stattdessen wird nach Änderungen, Ergänzungen oder Neuanlage nur noch das Masterdatenblatt geprüft und freigegeben. Damit sind in einem Schritt alle Publikationen und Outputs freigegeben, solange diese aus Inhalten bestehen, die konform zum Golden Record sind. Das Masterdatenblatt in der jeweils freigegebenen Version ist dementsprechend auch die Basis für die Übersetzung bzw. Lokalisierung von Content.

Was im Prinzip einfach klingt, ist in der Umsetzung mit einigem Change Management verbunden. Denn um den Golden Record als kleinstes gemeinsames Vielfaches zu erhalten, ist eine entsprechende Abstimmung erforderlich. Diese ist nicht zu unterschätzen.

Denn allzu oft sind Produktmanager, Marketingleiter und Marketing Services über Jahre gewohnt, Seite für Seite individuell gestaltete  Publikationen erstellen zu lassen - sei es von einem Mediendienstleister oder intern. Hierzu war keinerlei übergreifende Abstimmung nötig - weder in den Daten, noch bei den Prozessen und auch nicht bei den Publikationen. Entsprechend aufwändig und langsam fiel die Erstellung aus - ohne dass eine Mehrfachverwertbarkeit möglich gewesen wäre. Dieser Ansatz muss nun um 180 Grad gedreht werden, alle Produkte und alle Publikationen sind auf der Ebene "Masterdatenblatt" abzustimmen.

Hier ist ein entsprechendes Change Management notwendig: Einerseits um alle Beteiligten von den Vorteilen des Masterdatenblatt zentrierten Ansatzes zu überzeugen und andererseits um den Umstellungsprozess als solchen erfolgreich zu organisieren. Denn dieser kann je nach Produktportfolio und dessen Breite, Tiefe und Einheitlichkeit sehr anspruchsvoll ausfallen. Ohne entsprechende Erfahrungen gerät man hier schnell in Sackgassen oder scheitert an unzureichender Motivation oder Umsetzungsqualität. infolox hat derartige Prozesse vielfach erfolgreich gestaltet und aktiv begleitet.

Und was bringt es?

Letzten Endes ist der Masterdatenblatt zentrierte Ansatz der PIM-Implementierung die beste Grundvoraussetzung für jede Automatisierung, Mehrfachverwendung und Facettenbildung in der Publikation von Produktinformationen. Mit diesem Ansatz lässt sich am besten ein umfassender, konsequent Zielgruppen orientierter Nutzen erzielen. Sehr einfach können aus so aufbereiteten Produktinformationen neue Publikationen für weitere Medien, Kanäle, Zielgruppensegmente oder Anwendungsbereiche erstellt werden. Konsequent angewendet führt dieser pragmatische und praxistaugliche Ansatz zu einer erheblichen Steigerung der Prozesseffizienz und zu einer deutlichen Steigerung der Datenqualität. Außerdem reduziert er Aufwände und Kosten für Erfassung, Pflege und Übersetzung und minimiert die Durchlaufzeit für Produktupdates und Produktneuerungen massiv.

Gleichzeitig erhöht dieser Ansatz aber auch die Anforderungen an die Infrastruktur und die Prozesssicherheit im Umfeld PIM, MAM, CMS und Online-Shop. Wo früher einmal pro Monat oder Jahr ein Update z.B. der Website nötig war, wird diese nun oft mehrmals täglich aktualisiert - und das muss auch bei großen Datenmengen sehr schnell und fehlerfrei erfolgen. Schnittstellen zu weiteren Systemen, insbesondere dem ERP, müssen entsprechend dynamisch ausgelegt sein und performant laufen. Um die Anforderungen an die Systemlandschaft zu erfüllen, sind die richtigen Softwareprodukte und Integrationskonzepte erforderlich. Aber auch dafür haben wir bei infolox mit unserem Integrationsansatz und der Softwarelösung Omnichannel-Box für jedes PIM in unserem Portfolio die passende Mittelstands-Lösung bereits im Gepäck.