Auch überschneiden sich die Funktionsbereiche der jeweiligen Systeme in vielfältigster Weise. Methodisches Vorgehen bei der Softwareauswahl ist daher entscheidend.

Welche Systeme optimal zu einem konkreten Unternehmen passen, ist durch das Unternehmen selbst nur sehr schwer zu beantworten. Die Auswahl kann jedoch stark erleichtert werden, indem der Fokus nicht direkt auf die Software gelegt wird, sondern zuerst ein geeigneter Beratungspartner herangezogen wird. Da infolox nicht auf eine Software festgelegt ist, können wir unsere Kunden neutral darin beraten, wie sie aus der Vielzahl der Anbieter die passende Systemlandschaft zusammenstellen.

Meist kommen Unternehmen zu uns, die bereits aufgrund von Empfehlungen, Referenzen oder Recherchen ermittelt haben, dass infolox für ihre Branche und Unternehmensgröße der richtige Ansprechpartner ist. Dann gilt es aus dem breiten Portfolio unserer Software-Partner die beste Auswahl zu treffen. Gerne erstellen wir auch aufgrund unserer Markterfahrung anhand Ihrer Rahmenanforderungen eine erweiterte Shortlist mit Anbietern, die über unser Portfolio hinausgeht. Aus dieser Shortlist gilt es die optimale Auswahl für Sie zu treffen.

Schritt 1: Definition der externen Personas und Use-Cases
Mit User-Personas und Use-Cases verwenden wir bewährte Methoden. Eine Persona ist der Idealtyp einer Nutzergruppe mit gemeinsamen, konkreten Eigenschaften und Nutzungsverhalten. Ein Use-Case ist eine Aktion, die eine Persona aus einem konkreten Bedarf durchführt und an deren Ende ein definiertes Ergebnis diesen Bedarf erfüllt, z. B. ein Produkt finden oder ein Produkt bestellen.

Da Ihre Handelspartner, Interessenten oder Bestandskunden stets an erster Stelle stehen, starten wir unsere Analyse mit diesen externen Personas. Die Analyse erfolgt durch Fragebögen, Workshops und Kundenbefragungen.

Schritt 2: Definition der internen Personas und Use-Cases
Im Anschluss werden die internen Personas analysiert, wie z.B. Marketing- und Vertriebsmitarbeiter oder Produktmanager. Ihre Use-Cases sind z.B. die Eingabe von Produktdaten oder die Erstellung einer Publikation. Diese Use-Cases müssen auf die Erfüllung der externen Use-Cases ausgerichtet werden. Zudem müssen die Erfordernisse der betrieblichen Abläufe beachtet werden.

Ergänzend werden vorhandene Softwareprodukte, Schnittstellen, Rollen und Prozesse aufgenommen. Schwachstellen des Ist-Zustandes werden analysiert und Optimierungsszenarien erarbeitet, die von der auszuwählenden Software unterstützt werden müssen.

Schritt 3: Zusammenführung und Entscheidungsmatrix
Die Use-Cases werden dann um weitere Faktoren zur Bewertung von Software (z. B. Zukunftssicherheit, Performance, Schnittstellen und Usability) und des Anbieters (z. B. Lizenzmodell, Kosten, Größe und Referenzen) ergänzt, nach ihrer Priorität mit Gewichtungsfaktoren versehen und in einer Matrix zusammengefasst. Für jeden Anbieter kann dort der Erfüllungsgrad der einzelnen Kriterien eingetragen und so eine Gesamtpunktzahl ermittelt werden.

Schritt 4: Auswahl
Diese Punktzahlen können mitunter bereits einen klaren Sieger aufzeigen. Andernfalls werden die bestplatzierten Anbieter zu einer Produkt- und Unternehmenspräsentation eingeladen. In diesem Fall dienen die wichtigsten Use-Cases und Kriterien als Agenda. Im Anschluss kann die abschließende Entscheidung getroffen werden.
 
Bei guter Vorbereitung ist das Unternehmen mit diesem Vorgehen in der Lage, innerhalb von vier bis sechs Wochen eine Systementscheidung zu treffen.