Lindau, den 18.10.05

Spezifikation und Auswahl von Software im Bereich Crossmedia-Publishing und Management von Produktinformationen

rose plastic, Maico Ventilatoren, Bosch Buderus Thermotechnik, KAESER und andere vertrauen diesbezüglich auf die Methodik und Erfahrung der infolox GmbH.

Allein im Herstellerindex von Contentmanager.de  bzw. katalogmanager.de finden Sie weit über 100 Hersteller von Contentmanagement- und Crossmedia-Publishing-Systemen. Druckereien, Datenbankhersteller, klassische Softwarehersteller und Open Source-Systemanbieter kämpfen um die Gunst der Kunden. Unter den vielen Systemen das Richtige für den spezifischen Anwendungsfall zu identifizieren ist oft sehr schwierig - oder gar nicht möglich. Da sich viele führenden Systeme hinsichtlich Funktionalität und Kosten sehr ähnlich sind, wird die Usability (Benutzerfreundlichkeit) der Systeme immer mehr zum entscheidenden Faktor. Hiermit möchten wir Ihnen in aller Kürze eine Methode zur Definition Ihrer Anforderungen und Bewertung von Systemen im Umfeld Contentmanagement und Crossmedia-Publishing näher bringen. Es handelt sich dabei um eine Methode, die von der infolox Gmbh entwickelt und bereits mehrfach erfolgreich durchgeführt wurde.

 

1. Informationsprozessanalyse

Egal ob Sie über die Auswahl bzw. Integration eines Contentmanagement-, Crossmedia-Publishing- oder Katalogsystems nachdenken - am Anfang steht die detaillierte Kenntnis Ihrer Informationsprozesse. Wo entstehen welche Arten von Informationen, wer pflegt Inhalte an welchen Stellen, wer korrigiert, wer prüft, wer gibt frei, wer übersetzt... und wie machen die beteiligten Personen das? In der Informationsprozessanalyse untersucht man den Gesamt-Informationsprozess bei Unternehmen, lokalisiert Schwachstellen im Informationsfluss und erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden Optimierungs-Szenarien. Am Ende jedes Informationsprozesses steht im Normalfall eine Publikation: ein Dokument, ein Informationsfragment in XML, ein Katalog, eine HTML-Seite usw. Der Weg von der Quelle der Information bis zur fertigen Publikation wird im Detail analysiert und dann optimiert. Erst dann zeigt sich, ob Ihnen mit einem System überhaupt geholfen ist und welche Probleme das System lösen soll.

 

2. Detaillierte Beschreibung der "Lasten" in Form von Anwendungsfällen und Angebotsanforderung

Das Lastenheft zeigt die Interaktion zwischen den beim Kunden beteiligten Rollen (Nutzern) und dem System auf Basis von Anwendungsfällen. Zur technischen Realisierung müssen vom Kunden keine Vorgaben gemacht werden. Der System-Anbieter soll bei der Erstellung des detaillierten Angebots nachvollziehbar darlegen können, dass und auf welchem Weg die in den Anwendungsfällen beschriebenen Ziele mit dem angebotenen System erreicht werden. Entweder ist der Anwendungsfall durch die Standardfunktion des Systems zu 100 % abgedeckt, oder es sind pro Anwendungsfall die Aufwände für Customizing bzw. Individualprogrammierung anzugeben. Entscheidend aus Sicht des Kunden ist hierbei nicht die Tatsache, dass das System über ein Feature verfügt mit dem der Anwendungsfall abgewickelt werden kann, sondern eine genaue Beschreibung der Arbeitsschritte im System, (WIE?) die zur Erreichung des Zieles dieses Anwendungsfalles notwendig sind. Nur so kann die Usability des Systems im Detail bewertet werden.

 

Ein Beispiel:

Der Anwender soll die Möglichkeit haben Grafiken zu kategorisieren zu verschlagworten und die Grafik einem Produkt bzw. mehreren Produkten zuzuordnen.

Falsche Antwort:

zu 100% erfüllt!

Richtige Antwort aus Sicht des Kunden:

Der Anwender hat im Vorfeld die Möglichkeiten eine beliebige Kategorisierung anzulegen. Dies passiert über den Menüpunkt "Grafik/Kategorie" (siehe Abbildung). Danach stehen diese Kategorien beim Hochladen einer Grafik zur Verfügung und können über ein Drop-Down-Menü zugeordnet werden. Mehrfachauswahl ist möglich. Jede Grafik kann mit Schlagworten aus einer definierten Termliste und einem freien Schlagworttext versehen werden (siehe Abbildung 1.2). Beim Anlegen eines Produktes wird das bzw. werden die Bilder dem Produkt zugeordnet. Dies passiert ...

 

3. Priorisierung der Anwendungsfälle

Im Anschluss an die Definition der Anwendungsfälle werden diese priorisiert. Welche Awendungsfälle haben aus Sicht des Kunden welche Priorität. Die Top 10 der wichtigsten Anwendungsfälle werden von den Systemanbietern in einer Live-Präsentation anhand eines kundenspezifischen Beispiels vorgeführt.

 

4. Beurteilung der in Frage kommenden Systeme hinsichtlich Funktion und Usability in jedem Anwendungsfall

Auf Basis der so erhaltenen Informationen kann der Kunde alle Funktionen und deren Usability einwandfrei bewerten. Pro Anwendungsfall können 0-10 Punkte vergeben werden (10 Punkte: Funktion vorhanden/Usability sehr gut, 5 Punkte: Funktion vorhanden Usability mäßig, 0 Punkte: Funktion nicht vorhanden).

Als Produkt zwischen Punktezahl und Priorität aus Sicht des Kunden (10 Punkte: höchste Prio für den Kunden, 5 Punkte: nice to have, 0 Punkte: nicht unbedingt notwendig) ergibt sich dann die Gesamtpunktezahl und somit die Reihung der Systeme. Nach Auswertung der Entscheidungmatrix steht der inhaltliche Sieger fest. Weitere entscheidende Kriterien wie Kosten, Zukunftssicherheit, Referenzen usw. werden dann noch ergänzt und ebenfalls priorisiert.

 

Bei guter Vorbereitung ist der Kunde mit dieser Methode in der Lage innerhalb von 4-6 Wochen eine Systementscheidung unter höchstmöglicher Sicherheit zu treffen.

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